Data ogłoszenia:
30.01.2024 r.
Termin składania ofert: 16.02.2024 r. 23:59
Treść zapytania:
I. Nazwa i adres zamawiającego
Zamawiający: Fundacja DOGOnić świat
Adres zamawiającego: ul. Prosta 10 77-143 Studzienice
II. Opis przedmiotu zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi przeprowadzenia audytu projektów pn.: „Do Gwiazd - wielospecjalistyczne wspomaganie rozwoju dzieci niepełnosprawnych”
- Współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
- Audyt w/w projektu powinien obejmować okres od 01.04.2023 r. do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.
- Projekt pn. Do Gwiazd - wielospecjalistyczne wspomaganie rozwoju dzieci niepełnosprawnych :
Projekt wieloletni realizowany w ramach konkursu: Sięgamy po sukces (konkurs 1/2021);
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000387/11/D z dnia 4 maja 2022 okres realizacji projektu od 1.04.2022 - 31.03.2025 - audytowi podlega drugi okres rozliczenia finasowego na kwotę 397603,00 zł
III. Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego
Audyt należy przeprowadzić, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (zwane dalej „Wytycznymi” dostępnymi pod niżej podanymi linkami).
IV. Raport/sprawozdanie audytu zewnętrznego
- Wykonawca po przeprowadzonym audycie, zobowiązany jest do przekazania zamawiającemu raportu/sprawozdania.
- Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport należy sporządzić zgodnie z „Wytycznymi” dostępnymi w powyższym linku.
- Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
- nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
- nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
- całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
- termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
- imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- okres objęty audytem zewnętrznym,
- cel audytu zewnętrznego,
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
- podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
- ustalenia stanu faktycznego,
- wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
- określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
- Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
V. Wybór audytora:
- O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
- Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych;
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego;
- skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania;
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania;
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 3 powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytów zobligowany jest do złożenia aktualnego odpisu z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS-u (maksymalnie sprzed trzech miesięcy od daty złożenia oferty lub aktualny wydruk z portalu ekrs.ms.gov.pl lub ceidg.gov.pl)
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
- jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
- osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim niepozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia będą stanowiły załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do „Wytycznych” i jest dostępny pod poniższym linkiem – oświadczenia będą wymagane na etapie podpisywania umowy na wykonanie zamówienia.
VI. Termin wykonania zamówienia
- Termin przeprowadzenia audytu – od 1 do 15 marca 2024 roku.
- Termin przygotowanie raportów/sprawozdań oraz dostarczenia ich do siedziby Zamawiającego – do 20 marca 2024 roku.
VII. Opis sposobu przygotowania ofert:
- Oferta winna być sporządzona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
- Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do wystąpienia w imieniu Wykonawcy. Załączniki (skany) należy podpisać i opieczętować.
- Zamawiający dopuszcza złożenie przez każdego Oferenta tylko jednej oferty.
- Ofertę należy złożyć w języku polskim.
- Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
- Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub zapytaniem ofertowym, spowoduje odrzucenie oferty.
- Wraz z formularzem ofertowym należy złożyć:
- wykaz przeprowadzonych audytów – załącznik nr 2 do niniejszego zapytania;
- wykaz osób uczestniczących w audycie – załącznik nr 3 do niniejszego zapytania;
- dokumenty potwierdzające kwalifikację i doświadczenie osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytów, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytów;
- aktualne zaświadczenie o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS.
VIII. Sposób obliczenia ceny do oferty:
- Wykonawca określi cenę zamówienia w PLN cyfrowo i słownie uwzględniając należny podatek VAT. Cenę zamówienia należy określić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania (należy wskazać ceny poszczególnych audytów oraz łączną kwotę zamówienia).
- Cena podana przez Wykonawcę dotyczy przeprowadzenia audytów i musi zawierać wszystkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia oraz ewentualne upusty oferowane przez wykonawcę.
IX. Sposób i termin złożenia oferty:
- Ofertę należy przesłać do dnia: 16.02.2024 r. do godziny 23:59 w formie elektronicznej na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
- W temacie wiadomości należy wpisać: Zapytanie ofertowe – audyty projektów PFRON.
- Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.
X. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:
- Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w zapytaniu ofertowym.
- Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
a) Cena (C)
Kryterium oceniane będzie na podstawie ceny brutto za wykonanie całości zmówienia określonej w formularzu ofertowym.
W tym kryterium można maksymalnie uzyskać 50 pkt.
Liczba punktów w kryterium cena zostanie obliczona wg następującego wzoru:
C = Cmin / Co x 50 pkt
Gdzie:
Cmin – najniższa cena spośród nieodrzuconych ofert
Co – cena ocenianej oferty
b) Doświadczenie (D):
- 0 audytów projektów PFRON – 0 pkt. (D1)
- od 1 do 3 audytów projektów PFRON – 10 pkt. (D1)
- od 4 do 6 audytów projektów PFRON – 20 pkt. (D1)
- 7 i więcej audytów projektów PFRON – 30 pkt. (D1)
- na rynku krócej niż od styczeń 2023 – 0 pkt. (D2)
- na rynku dłużej niż od styczeń 2023 – 20 pkt. (D2)
Kryterium oceniane będzie na podstawie informacji zawartych załączniku nr 1 oraz w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
W tym kryterium można maksymalnie uzyskać 50 pkt.
Liczba punktów w kryterium doświadczenie zostanie obliczona wg następującego wzoru:
D = D1 + D2
Gdzie:
D1 – doświadczanie z zakresu przeprowadzania audytów projektów PFRON
D2 – doświadczenie związane z okresem działalności na rynku
- Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów (P) wyliczoną wg poniższego wzoru:
P = C + D
Gdzie:
P – łączna liczba punktów oferty ocenianej
C – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena
D – liczba punktów uzyskanych w kryterium doświadczenie
XI. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- Negocjacji z Wykonawcą, gdy zostanie złożona jedna oferta, która będzie odbiegać od założeń budżetowych projektu.
- Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i doświadczenia, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
- Po wyborze Wykonawcy, podjęcie rozmów w celu odpowiedniego uszczegółowienia warunków realizacji zamówienia.
XII. Pozostałe informacje istotne w toku zamówienia:
- Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego zapytania bez podania przyczyny.
- Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).
- Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.
- Otwarcie ofert nastąpi 17.02.2024 r.
- Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi do dnia 19.02.2024 r.
- Zamawiający powiadomi wszystkich wykonawców, którzy złożą oferty o wynikach postępowania wiadomością przesłaną pod adresy e-mail wskazane w złożonych formularzach ofertowych.
XIII. Sposób upublicznienia zapytania ofertowego:
Zapytanie ofertowe zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej pod adresem www.dogonicswiat.pl
XIV. Osoba do kontaktu:
Osoba do kontaktu z oferentami/wykonawcami: p. Anna Kielinska , tel. 697611416, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Załączniki: